Как все успевать и не выгорать: основы тайм-менеджмента

Знакомо ли вам, когда кажется что дел и задач больше, чем вы можете осилить? Вы не понимаете за что браться в первую очередь, глаза разбегаются от кучи списков и планов, а еще и на домашние дела нужно время. В статье расскажем, как грамотно распределять время, чтобы обрести порядок в делах, повысить свою продуктивность и успевать за день больше.

Что такое тайм-менеджмент и кто его придумал

Если переводить дословно, тайм-менеджмент — это навык управления личным временем или искусство распределения его на задачи и их выполнение. Когда человек планирует свой день или составляет список дел на неделю — он занимается тайм-менеджментом. Но это не волшебный эликсир или маховик времени из серии фильмов о Гарри Поттере, который добавит вам 25 час в сутках или 8 день в неделю. Это определенный комплекс методик, которые позволяют вам грамотно распределить свое время и все успеть.

Первые упоминания о тайм-менеджменте можно найти в письмах итальянского ученого Леона Альберти (1404 — 1472 гг.). Альберти писал, что каждое его утро начинается с составления списка задач на день. Ученый считал, что успехом и продуктивностью отличается тот, кто планирует свои дела и умеет их распределять от важных до незначительных.

Тайм-менеджмент помогает распределить время так, что задачи расставляются по приоритетам и времени, а не сваливаются в одну большую кучу.

На сегодняшний день существует несколько десятков техник тайм-менеджмента: от простых списков задач до пирамид и диаграмм. Каждая уникальна и полезна по-своему.

Жестко-гибкое планирование

Простой и популярный метод планирования собственного времени. Ваши дела условно делятся на жесткие и гибкие. Принцип техники в выполнении одних задач в промежутках между другими.

• Жесткие — это задачи с фиксированным временем и дедлайнами, которые нужно поставить в расписание первыми, например, планерка у шефа или прием у врача.
• Гибкие — это задачи, которые не имеют жесткой привязки ко времени и могут быть сделаны в любое свободное время. Например, забрать посылку или заказать посуду для кухни.

Сперва внесите в план жесткие задачи, а уже потом распределите гибкие. Для этого можно использовать таск-менеджеры, такие как ЛидерТаск, Сингулярити, Any.do или Todoist.

Матрица Эйзенхауэра

Эта техника помогает правильно расставить приоритеты и сфокусироваться на главных задачах. Матрица Эйзенхауэра предлагает делить задачи на четыре категории: важные и срочные, важные и несрочные, срочные и неважные, неважные и несрочные.

1. Важные и срочные задачи — это дела, требующие немедленного внимания. Например, подготовка квартального отчета. Такие задачи должны быть выполнены как можно скорее.
2. Важные, но несрочные задачи — важные задачи, которые могут подождать. Например, встреча с дизайнером проекта квартиры. Эти задачи требуют планирования и могут быть запланированы на более позднее время.
3. Срочные, но неважные задачи — задачи, которые требуют быстрого реагирования, но имеют низкую значимость. Например, разбор входящих писем. Их можно делегировать другим или выполнить быстро, чтобы освободить время для более важных дел.
4. Неважные и несрочные задачи — малозначительные дела, которые не требуют срочного внимания. Например, обновление занавесок на балконе. Такие задачи можно отложить или вовсе исключить из списка дел, если они не влияют на достижение целей.

Начните выполнение с важных и срочных, затем переходите к важным и несрочным, следом — к срочным и неважным, и, если возможно, минимизируйте время, затрачиваемое на неважные и несрочные задачи.

Хроносы и кайросы

Методика, пришедшая в современный тайм-менеджмент из Греции и чем-то напоминающая жестко-гибкое планирование. Эта техника объединяет два подхода к тайм-менеджменту: хронос и кайрос.

Хронос предполагает строгое планирование каждой минуты. Ваш день разбит на часы с фиксированными сроками для каждого дела. Например, в 9:00 у вас запланирована встреча с отделом продаж, в 10:00 — с важным клиентом, а в 16:00 вы сопровождаете сына на хоккей.

Кайрос, что в переводе с греческого означает «мгновение», подразумевает выполнение задач в подходящий момент. Например, вы можете решить обсудить повышение с начальником, когда будете в хорошем настроении, или купить удобрение для фикуса, проходя мимо цветочного магазина.

Оба подхода эффективны как отдельно, так и в сочетании.

Для одних задач подойдет жесткий хронос, а для других мягкий кайрос. Оба метода отлично работают самостоятельно и в совокупности. Если вы понимаете, что задачу можно выполнить в какой-то подходящий момент, например когда вы будете в офисе или накопите нужную сумму для покупки — это кайрос. Если для выполнения задачи есть конкретные сроки, например сдать отчет в течение 2 недель — это хронос. При планировании вашего дня включайте сначала задачи по хроносу, у которых есть конкретные сроки, затем — по кайросу, которые можно выполнить в подходящий момент.

Антирасписание

Метод придумал американский психолог Нейл Фьоре для борьбы с человеческой ленью и прокрастинацией. Суть техники в том, что вы изначально планируете приятную для вас деятельность: посидеть в социальных сетях, погулять с собакой, встретиться с друзьями.

А в свободные окна добавляете расписание рабочие задачи: собрать аналитику конкурентов, обсудить с отделом продаж акции на следующий месяц, настроить рассылку.

GTD: Getting Things Done

Getting Things Done — это методология по организации и контролю выполнения задач, которую придумал бизнес-аналитик Дэвид Аллен. Цель техники — доводить все задачи до завершения.

Здесь есть несколько шагов по приведению своих дел в порядок:

1. Фиксируем все задачи, чтобы ни одну не потерять.
2. Пишем к ним небольшие пояснения и ключевые факты.
3. Выделяем конкретные действия.
4. Расставляем в задачах приоритеты.
5. Действуем и выполняем!
   Дэвид Аллен советует составлять несколько списков задач и держать их все в одном месте: ежедневнике или планировщике. А чтобы продуктивность была на максимуме — периодически обновлять списки.

Квадрат Декарта

Не совсем техника тайм-менеджмента, но полезный прием для помощи в принятии решений и экономии времени. Автором техники является Рене Декарт, французский философ и ученый. Методика помогает в принятии решения, через анализ ситуации во всех сторон.

Квадрат Декарта состоит из 4 вопросов:

• Что будет, если я это не сделаю?
• Что будет, если я это сделаю?
• Чего не будет, если я это не сделаю?
• Чего не будет, если я это сделаю?

Отвечая на вопросы, вы просчитываете большинство исходов вашей ситуации. Обычно метод применяется для анализа жизненных процессов: например, решения о покупке квартиры или смене работы.

Метод Альпы

Метод был разработан немецким специалистом по управлению временем Лотаром Зайвертом. Он включает в себя элементы матрицы Эйзенхауэра и планирование задач по календарю.

Система включает пять шагов:

1. Aufgaben (Список задач). Записываем все дела на день, включая крупные проекты и мелкие задачи.
2. Länge schätzen (Оценка времени). Определяем, сколько времени потребуется на каждую задачу.
3. Pufferzeiten einplanen (Запасное время). Планируем около 40% дня на непредвиденные обстоятельства для снижения стресса и увеличения гибкости.
4. Entscheidungen treffen (Приоритеты). Выбираем, какие задачи выполнить в первую очередь на основе их срочности и важности.
5. Nachkontrolle (Анализ). В конце дня анализируем выполненные и невыполненные задачи, чтобы улучшать планирование в будущем.

Пирамида Франклина

Бенджамин Франклин разработал методику долгосрочного планирования, ориентированную на важные жизненные цели. Это более фундаментальный метод, чем планирование ежедневных задач.

По сути это методика для более глубокого планирования жизни: вы сначала определяете свои главные жизненные цели, а уже потом пишите план по их выполнению по годам, месяцам и дням. Здесь ваш план на день должен основываться на результате, который приблизит вас к вашим главным ценностям.

Чтобы составить пирамиду и удобно ей пользоваться, можно завести под глобальную цель отдельный список.

Например, вы хотите построить собственный дом. Вашу цель нужно разбить на более мелкие шаги по неделям, месяцам, годам. Ежедневно вы будете откладывать некую сумму для строительства, через полгода приобретаете земельный участок, через 5 лет строите свой дом. При этом вы расписываете все ключевые шаги, чтобы отследить продвижение к цели и не упустить конкретные задачи. Например, составить план работы, сделать дизайн-макет, найти бригаду работников.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — отличная техника для структуризации задач и наглядной демонстрации работы. Она особенно полезна в управлении временем и в визуализации задач.

вертикальной оси, где перечислены ключевые задачи, и горизонтальной оси, отражающей временные рамки. Такой график помогает спланировать работу так, чтобы на все задачи хватило ресурсов, обозначить порядок выполнения и грамотно распределить время.

Этот инструмент может использоваться для различных проектов, таких как подготовка отчетов, взаимодействие с крупными партнерами или внедрение новых бизнес-процессов. Диаграмму можно нарисовать по старинке от руки на листе бумаги или маркерной доске, а можно сделать в электронном планировщике. Для построения диаграммы лучше использовать планировщики задач — график будет всегда под рукой, плюс в приложении можно легко делегировать задачи.

Советы как ввести тайм-менеджмент

Чтобы начать работу с планированием было не так страшно, даем несколько работающих советов.

1. Начинайте с малого. Процесс планирования, как и любой другой нужно внедрять постепенно. Начните с планирования встреч на неделю или записи тренировок, а затем постепенно от недели к неделе добавляйте в план новые задачи. Так вы постепенно привыкните к процессу планирования и внедрять любую методику будет проще.
2. Не забывайте о других сферах. Планируя работу, не забывайте о друзьях, семье и хобби. Дела связанные с ними тоже можно запланировать, а заодно наглядно понять соотношение рабочих и нерабочих дел, чтобы соблюдать баланс.
3. Делайте перерывы. В водовороте рабочих задач часто мы забываем отдохнуть. Составьте ваше расписание так, чтобы после каждой задачи у вас было несколько минут на отдых и смену фокуса. Например, выпить кофе или поболтать с коллегой. Если делаете какую-то большую задачу делайте перерывы по 10-15 минут.